психология

«Бандитские» техники для работы с большим потоком задач

Как всё успевать и не сойти с ума
Привет. С вами Ева Кац. Расскажу вам о системе, с которой я работаю в Бандито и на других своих проектах. И заодно покажу, как это можно использовать в работе над своим продвижением и продвижением бизнеса.
Система простая и очень понятная. Уверена, вы захотите ей воспользоваться.
Она учит раскидывать задачи, работать с потоком тасков, ничего не забывать и не сходить с ума от больших объемов.

Рассказываю на своем примере.
Сейчас у меня есть 4 основных проекта.

Агентство интернет-рекламы 5oclick.ru — я в нем управляющий партнер. Система и процессы там отлажены, люди работают. Но иногда необходимо мое включение.

Проект Digital Bandito — он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Bandito разделен на несколько направлений — продуктовое (создаем курсы), контентное (создаем контент), личный консалтинг — я веду некоторых людей и проекты лично.

Проект Мечталогия — это новое направление, которое родилось из моей новой книги. Мы уже успели обзавестись людьми, первым трафиком (как первым снегом) и своими аккаунтами. У проекта большое и глобальное будущее. И сейчас он требует больше всего моего внимания.Он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Bandito разделен на несколько направлений — продуктовое (создаем курсы), контентное (создаем контент), личный консалтинг — я веду некоторых людей и проекты лично.

Книга «30 правил настоящего мечтателя. Практическая мечталогия на каждый день». Книгу мы представили на самой крутой книжной выставке в России, сделали ей презентацию и сейчас готовим электронную версию к выходу. Книга уже написана. Она выходит под Издательством МИФ и у нас на нее большие планы, поэтому работа по ней не останавливается.

Ева Кац
Управляющий партнер рекламного агентства 5oclick.ru, сооснователь Digital Bandito
У меня 4-х дневная рабочая неделя. 5-й день я занимаюсь образованием, находками для новых проектов, читаю и посвящаю его творческой энергии. Для 4х дней работы такой объем проектов кажется нереальным. И чтобы правильно распределять процессы и энергию, я придумала свой метод работы с задачами.


Чтобы вам было интересно применять его к себе, предлагаю заменить любые мои проекты своими.
Я рекомендую вынести свое личное продвижение в отдельный проект. Особенно если вы только начали и еще не проходили наши курсы.

Ева Кац
Управляющий партнер рекламного агентства 5oclick.ru, сооснователь Digital Bandito

1. Каждая новая неделя — новая небольшая жизнь

Она же — новый спринт по проектам.

Я знаю долгосрочные планы по своим проектам, но сокращаю расстояние своей работы до недели. Часть показателей я смотрю именно в недельных отчетах, чтобы понимать — правильно ли мы выбрали стратегию и все ли мы успеваем осуществить.
Недельные спринты удобны для того, чтобы быстро переобуться, если это потребуется. И они не дают заржаветь — ты всегда в тонусе, а каждая неделя — новая жизнь и большие возможности что-то сделать.

2. Перед началом планирования все задачи выписываю на отдельный лист

Это нужно, чтобы не сойти с ума и снять панику.

Чтобы ориентироваться в задачах, надо все их видеть перед собой. Поэтому перед началом всех своих работ я рекомендую выписывать все задачи по проектам на лист бумаги. Широкими мазками.

Я для этого использую тетрадь формата А4, с точечками внутри (не линеечками и не клеточками). Такие тетради еще называют bullet journal. У меня их несколько. Я в них думаю — все схемы, мысли, идеи и каляки по проектам я храню в них. Эти тетради для меня, словно облако для хранения и генерации данных. Поэтому одну из них я всегда ношу с собой.
Выписываем всем задачи на неделю перед собой. Постарайтесь уместить все на один-два листа, чтобы все было перед глазами. Я делаю это в разных колонках по проектам.
Те задачи, которые можно делегировать — сразу помечайте, чтобы не забыть поставить по ним задачи людям.
Приоритетные — отмечайте цветом.
Эта картина будет со мной всю неделю. Часть задач появится в процессе. Часть я зачеркну уже в первый же день. Именно с этого важно начать свою рабочую неделю.

3. Распределяем дни для каждого проекта

Раньше у меня был один устойчивый график. Например, все в агентстве знали, что деньгами я занимаюсь по вторникам. А контентом — по понедельникам.
Сейчас я изменила систему: дни назначаю каждый понедельник, потому что так мне удобнее расставлять приоритеты.

К примеру, я знаю что день работы с домашними заданиями по курсу — в четверг. Но мой график немного съехал из-за презентации книги и сейчас мои студенты в приоритете, и график я подстрою под них.

Я расписываю дни под проекты не просто так. Это важно, чтобы:

  • сориентировать всех людей, которые с вами работают, когда вы займетесь этими задачами. Например, сейчас я должна утвердить тему эфира в Издательстве и еще ряд задач. Я не паникую, не хватаюсь за решения. Не поддаюсь искушению «сделать дело 3 минут» — когда быстрые таски закрываешь быстрее остальных, а важные так и плетутся в хвосте не дождавшись очереди.
Я точно знаю, что в среду у меня будет день книги и проекта Мечталогии. И об этом знает мое Издательство. Все спокойны и все понимают, что в этот день мы решим все вопросы, а я не стану ни на что отвлекаться.

  • я не распыляюсь на все задачи одновременно, переключаясь между разными проектами. Это важно, потому что погружение и фокус важнее всего.

  • у меня нет паники, что все в полном хаосе, я четко понимаю что контролирую все процессы.

  • мои задачи теперь распределены по проектам, а болтаются единой кашей пугающих тасков (об этом ниже).
Итак, распишите в той же тетради нагрузку на неделю. Решите, в какие дни какими проектами вы будете заниматься. Вы можете делать гибридные дни. Например, выделить пару часов на один проект, а остальное — на другой. Важно, чтобы вы знали свой график и спокойно шли по плану.
Рекомендация для бандитов:
Если вы только начинаете свое продвижение, сделайте отдельный день под свой PR, работу с контентом и маркетингом. Выносите это в отдельный проект, чтобы в вашем графике всегда было место этой важной работе. Иначе вас поглотит рутина.

4. Создаем отдельную канбан-доску
по каждому проекту

Я работаю с таск-менеджером Asana. Для этой работы мы в агентстве 5oclick.ru написали бота, который может ставить таски даже из сообщения в телеграме. Это удобно. Бот, кстати, открыт к использованию для всех. Так что, пользуйтесь на здоровье.

Вернемся к канбан-доскам. Канбан-доска — это такое поле, в котором вы размещаете задачи в зависимости от их статуса. Википедия расскажет о канбан-досках больше. А я расскажу, как я использую их в проектах.

По каждому проекту у меня есть своя доска. Как правило, в ней всего 4 столбца:
  1. Идеи
  2. Сделать
  3. В работе
  4. Сделано
Все задачи из основного листа я выписываю в доски проектов. В асане это делается очень просто. Вы добавили задачу, она осталась на доске и появилась у вас в таск-листе. Там же будут задачи, которые я делегирую другим людям. У меня все перед глазами. Весь проект, а не отдельные его части.

Даты задач я ставлю в зависимости от дня, который я определила проекту. Так, завтра у меня будет день Мечталогии. Значит, я открою канбан-доску проекта и начну по ней работать.

Вот, как выглядит канбан-доска проекта. Приоритетные задачи я помечаю тегом.
Все понятно, аккуратно. Я открываю ее в определенный день и работаю только с ней.

А вот, пример канбан-досок и того, как бы выглядел мой таск-лист без этой системы:

5. Не отходим от расписания

Система будет работать, если ее держать под контролем. В каждом дне и в каждом проекте случаются форс-мажоры. Но в целом ваша система должна быть железной.

Еще совет: используйте вспомогательные инструменты для работы с задачами

Например, я работаю с ментальными картами, чтобы видеть всю картину проекта целиком. Для меня это важно — понимать, куда я иду и как это будет работать.

Мне нравится работать с Realtimeboard — это виртуальная доска. В ней я храню стратегические пути развития проектов.
В гугл-календаре отмечаю события типа встреч, выступлений и вебинаров.
В заметках телефона — свои быстрые идеи постов. Потом я переношу их в задачи еверноута либо сразу в списки задач на неделю.

Так я ничего не теряю, у меня под контролем все процессы и я понимаю, что и когда будет происходить.

Применяйте эту простую технику для работы со своими проектами и своим продвижением в том числе.


А если хотите больше, заходите в любой из мессенджеров — там расскажу, как работаю со своими заметками, идеями и мыслями. Там тоже техника)) Из 3 шагов.

Если статья была вам полезна, поддержите редакцию — расшарьте статью у себя в соцсетях. Заранее спасибо :)) Ева Кац.