Не помогают методы организации времени

Психология

Кто виноват и что делать

Для кого

Руководители
Фрилансеры
Все, кто хочет научиться управлять своими временем

Знания и навыки

Тайм-менеджмент
Повышение продуктивности

Время на чтение

15 минут

Техники тайм-менеджмента успели набрать большую популярность: люди с увлечением читали статьи и книги, проходили курсы и посещали тренинги. Но часто результат не удовлетворял: техники не работали, на них не хватало мотивации, а иногда становилось только хуже: из-за очередной неудачи человек убеждался в собственной беспомощности и некомпетентности, у него падала мотивация и самооценка, и только терял в работе, а не приобретал.

Кто виноват

Приведу возможные причины неудачи в организации времени:

1

Методика организации времени не подходит к задаче.

Не учитывается контекст, внешние факторы (среда) или внутренние (состояние здоровья). Не забывайте, что методика для человека, а не человек для методики.

2

Избегание.

Человек тратит время и ресурсы на знакомство с техниками, статьями (этой тоже!), вместо того, чтобы работать. Это может быть симптомом прокрастинации. А прокрастинация — зеркальная сестра перфекционизма: в обоих случаях внутри личности лежит страх неудачи, либо не можешь начать работу, либо закончить.

3

Застревание или инерция.

Возможно вы узнали, что авторитетный для вас человек использует определенную технику. И она даже помогла один раз! Но потом все стало сбоить, но вы продолжаете ее использовать по инерции, ведь известный и уважаемый человек рекомендовал. Это когнитивная ошибка «Опора на авторитет». Люди склонны придерживаться старых решений, вне зависимости от их эффективности («Делаешь одно и тоже — значит, нормальный, последовательный человек»).

4

Состояние здоровья.

В первую очередь, имеется в виду психическое. При депрессии техники тайм-менеджмента, конечно, используются, но далеко не на первом этапе, в зависимости от состояния человека. В целом, любая серьезная психологическая проблема или конкретный диагноз забирают много ресурсов.

5

Не выполнены базовые вещи.

Например, рабочее место располагает к чему угодно, только не к труду. Или есть личные проблемы, не имеющие отношение к работе, а к личной жизни. Если «внутренний багаж» не получается мысленно отодвинуть, то нужно начать разгружать. Нередко люди с внушительным «внутренним багажом» уходят в трудоголизм. Но не чтобы лучше работать, а чтобы не решать свои проблемы, оправдывая их социально одобряемым «Я же работаю!».

6

Индивидуальные особенности.

У людей разный стиль работы, скорость врабатываемости и умение удерживать внимание. Полезно знать свои особенности, а не слепо подражать образу «успешного человека», который транслируется в медиа.

Что делать

Обратить внимание на свои особенности. Вспомните, когда вы были продуктивны, когда не тратили свое время попусту. Когда были увлечены так, что время не существовало. Основатель гуманистической психологии Маслоу именовал такие моменты «пиковыми переживаниями», а психотерапевт Литвак назвал «интеллектуальной нирваной». Возможно, дело не в управлении временем, а в самой работе или карьерной роли.

1

Ведите дневник своей деятельности.

Записывайте, что делаете и сколько времени это забирает. Начиная от соцсетей, работы, заканчивая бытовыми делами. Попробуйте вести дневник 7 дней, чтобы захватить выходные. Желательно фиксировать каждые 15-20 минут. Вы найдете, что так сильно отнимает ваше время. Предположу, что часто люди тратят время «на раскачку», особенно перед выполнением бытовых обязанностей, убеждая себя в том, что «быт отнимает кучу времени». На деле часто оказывается, что все ровно наоборот — основное время отнимает сама «раскачка» или прокрастинация.

2

Психолог-прокрастинатор и его дневник деятельности.

Приведу пример из работы над собой: у меня были проблемы в решении бытовых и рутинных дел, мне казалось, что «это занимает весь день, это невозможно сделать в короткие сроки». Я откладывал, дела не решались, комфорт падал, в лучшем случае откладывал до последнего и выполнял задачу в кратчайший срок, истратив кучу эмоциональных сил, в худшем случае — дела «висели» неделю и дольше, что раздражало моих близких. Решил проверить свои убеждения, действительно ли они отражают реальность? Домашние дела — кошмар? Лучше ничего не делать, страдать в беспорядке невыполненных дел? Мотивация «Сделай дело и так будет лучше для всех, ты же сам взял эти обязанности на себя» для меня не работала, прокрастинация была сильней. Поэтому я отнесся к себе как к объекту эксперимента: я решил попробовать сделать отложенные дела и записать, сколько времени займет каждое.

Рис. 2 Фото из личного архива. Я записывал рутину 3 дня.

Моими объектами избегания были домашние хлопоты. Я был уверен, что посуда моется минут 40, мытье полов минимум час. К тому же, я тогда жил в состоянии постремонта: нужно было удалить, например, ленты с дверей (они страховали стекло от краски), вымыть все окна, еще была стиральная машина старая советская с двумя вертикальными отделениями и прочее. На момент составления дневника с окончания ремонта прошла уже неделя, а я продолжал жить в таком «уюте», постоянно откладывая, а начало рабочей недели все приближалось. У меня было полно времени (каникулы!), но я откладывал 6 дней. Оказалось, что все работы заняли 2 часа 20 минут. Ну, это как «Крестного отца» посмотреть. Замечу, что я все делал в привычном, комфортном ритме, не торопился. Спокойно записывал каждое дело в тетрадку. Напомню, что я был уверен, что «большая уборка» заберет у меня минимум день.

Конечно, прокрастинацию не победить с первого раза. Мне оказалось достаточным каждый раз, когда нападало желание все отложить, открывать дневник и смотреть, сколько времени занимает то или иное действие. Я вспоминал удачный опыт и понимал, что автоматические установки в голове опять рисуют страшные цифры, которые не соответствуют реальности. По ходу практики и повторения старые убеждения просто перестали действовать: они понемногу «стирались», все меньше действовали на меня. Жалею только, что не записывал, сколько я прокрастинировал. Можно предположить, что все 6 дней. И это 6 дней напряжения и споров с собой, 6 дней прокрастинации против 2:20 часов дела. Замечу, что важна фиксация конкретных временных затрат как на каждое дело по отдельности, так и вместе. Желающие могут писать не только время, но и свое эмоциональное состояние до и после выполненной задачи.

3

Разгрузите багаж.

Возможно, время и ресурсы (в том числе внутренние) отнимают маленькие, но не срочные и важные вещи, которые вы откладывали: визит к стоматологу, письмо человеку, с которым давно в ссоре. Обратите внимание на то, что не относится к работе, но может забирать жизненные силы фактом своей отсрочки.

Рецепт преодоления прокрастинации
и перфекционизма

В основе обоих недугов страх провала, неудачной работы. В первом случае человек не хочет даже начинать, а во втором заканчивать. Оба состояния сопровождает беспокойство и заниженная самооценка.

Секрет в том, что не бывает идеальной подготовки, как не бывает идеального результата. Перфекционист и прокрастинатор избегают неприятных эмоциональных переживаний своей «не идеальности». Их убеждения носят абсолютистский характер: «работа должна быть отличной или зачем ей быть, а мне стараться», а чрезмерными поправками или откладыванием они избегают столкновения с результатом.

Что сделать?
Общая рекомендация: сделать достаточно хорошую работу. Закончить, выложить в свет, получить обратную связь (реакция коллег, начальства, клиентов, подписчиков) и идти дальше.

Дневник мыслей для прокрастинатора и перфекциониста.

Так называемый дневник мыслей активно используется в школе когнитивно-поведенческой терапии: человек учится наблюдать за автоматическими мыслями (внутренний голос) и отмечать типичное поведение, которое мешает адаптации.

Как это работает:

1

Разделяем лист на 5 колонок, блок «Эмоции» самый узкий, «Ситуация» чуть пошире, «Мысли» и «Новое суждение» — самые широкие, «Обсуждение» можно вести либо в отдельном блоке или записывать на отдельном листе. Пример — ниже.

2

Записываем ситуацию в, кратко, конкретно и безоценочно. Ситуация должна быть свежая (до недели);

3

Записываем эмоции, чувства (ту да же можно и телесные реакции, типа пота, покраснения). Оцениваем от 0 до 100 процентов, где 100, например, абсолютная паника, а 0 спокойствие;

4

Записываем эмоции, чувства (ту да же можно и телесные реакции, типа пота, покраснения). Оцениваем от 0 до 100 процентов, где 100, например, абсолютная паника, а 0 спокойствие;

5

Записываем мысли, которые были в голове во время ситуации.

Постарайтесь проследить, какие мысли проносятся в голове в этот момент. Вероятно, внутренний голос будет говорить «А что, если можно улучшить вот это... ведь иначе все совсем плохо» — перфекционист не только задает для себя высокие стандарты, он еще и не прощает себе ошибку. Типичное убеждение прокрастинатора: «Чтобы сделать отлично, нужно сначала хорошо все организовать, иначе ничего не получится» — опять высокие стандарты, прицел на подготовке, а не на работе, и убежденность в неудаче.

Полезные вопросы для себя в «Обсуждении»:

моя мысль — мнение или факт?
в моих мыслях есть слова типа «точно», «абсолютно», «ничего»?
мысль мне помогает или мешает в работе?
мысль мне помогает или мешает в плане самочувствия?
у моих коллег были похожие проблемы, я спрашивал советы, знаю, как они справляются?

По результатам обсуждения придумываем «Новое суждение». И стараемся ему следовать.

Ниже в дневнике я представил проработку проблем прокрастинатора и перфекциониста, каким образом они могут прийти к новому суждению, рациональному, которое помогает им в работе, а не мешает. Такой конспект психологической консультации. Блок обсуждения построен как вопросы и ответы.

Прокрастинатор: «Я не приступаю к статье и сижу в соцсетях.»;«Я не в рабочем состоянии» «Пока нет хорошего настроя, ничего хорошего не получится»;Тревога: 75%;Я уже работал в «нерабочем состоянии? — Да.» «Результат был удовлетворительным? — Вообще-то да.», «Мне приходилось работать в слабом тонусе, уставшим, и при этом удачно закончить работу? — Да», «Как я чувствовал себя после сдачи работы тогда? — Немного устал, но вообще хорошо, самооценка выросла, ведь я справился. Немного отдохнул и восстановился»;«Я могу начать и закончить проект в нерабочем состоянии, даже в состоянии усталости. Мотивации ждать не обязательно, ведь у меня есть опыт хорошей работы в разном состоянии». (перечислить конкретные удачные проекты, в данном случае — статьи). Теперь тревога: 15% — обычная фоновая, рабочее настроение. Перфекционист: «Я не сдаю статью, добавляю исправления, сижу до полуночи с материалом, редактор торопит меня и просит все сдать, я не хочу сдавать работу недостаточно исправленную»;«Мне кажется, что работа ни на что не годится, хочу добавить исправлений. Думаю, что сильно лучше не становится».;Тревога: 80%;«Какие есть доказательства, что работа ни на что не годится? — Я убежден, что она паршивая», «Кто-то из профессиональной сферы так считает — коллеги, редактор/издатель? — Нет, вообще у меня хорошая репутация, говорят, что затягиваю сдачу, а материалы, как правило, публикуют без правок почти.» «Какая была реакция на прошлые работы? — В большинстве случаев были хороший отклик и отзыв коллег.», «Я видел, что чужую выпущенную работу можно как-то поправить? — Всегда можно что-то поправить.», «Да, но если всегда поправлять, будет ли закончена работа? — Нет, так, конечно, не получится, будет переделка постоянная.», «Может попробовать сделать достаточно хорошую работу, сдать и посмотреть, что будет? — Страшно, но можно попробовать, как эксперимент».;«Работу можно исправлять бесконечно, но тогда она не будет закончена, а оценивается только результат. Я ставлю себе стандарты достаточно хорошей работы, я согласен, что можно и дальше вносить правки, но я сдам материал, который посчитаю достаточно хорошим для публикации. Будет тревожно, но это того стоит. Следующий материал — следующий эксперимент, а идеала мне не достичь, я не бог». Теперь тревога: 12%, низкая.

Рис. 3 Таблица для работы с убеждениями. Это «дневник мыслей».

Главное правило для любителей мотивации

Одно из правил когнитивно-поведенческой терапии: Action before motivation («Действие до мотивации»). Широко используется в лечении депрессии и прокрастинации (она может быть ширмой депрессивного расстройства). Правило помогает клиенту вырваться из порочного круга заболевания. У депрессивного клиента всегда есть опыт неудачи в прошлом, который лишил желания что-либо делать. Самооценка падает, мотивация тоже, человек убеждает себя в полной недееспособности и существенно снижает активность.

Вместо того, чтобы «подбадривать» и «мотивировать», психолог составляет с клиентом список дел, которые клиент может делать (сначала это могут быть бытовые дела). Предлагается сначала сделать что-то, а потом посмотреть на свое состояние. Так, шаг за шагом, клиент открывает, что ресурсы на работу есть, а мешали ему убежденность в несостоятельности и ожидание «правильного момента», когда у него «будет достаточно сил действовать».

Рекомендую применять это правило в повседневной жизни: запишите свое состояние на бумаге до начала работы (это может быть желание все отложить, в очередной раз подготовиться, сделать неопределенное количество правок). Потом сделайте работу с достаточно хорошим результатом, фиксируйте конец работы. И снова запишите свое состояние.

Выводы

1

Не ждите мотивации. Сначала действуйте. Аппетит приходит во время еды, а мотивация во время труда.

2

Разгрузите багаж. Возможно, продуктивность падает из-за невыполненных дел, никак не связанных с работой.

3

Не увлекайтесь методиками организации времени. Выберете для себя одну, релевантную задаче и стилю работы. И экспериментируйте.

4

Не человек для тайм-менеджмента, а тайм-менеджмент для человека.

5

Ведите дневник деятельности, чтобы найти факторы, которые отнимают время.