психология
«Бандитские» техники для работы с большим потоком задач
Как всё успевать и не сойти с ума
Этот материал был создан до начала полномасштабной войны и нападения России на Украину. Мы не ведём проекты на территории России с 24 февраля 2022 года. Живём в Израиле, поддерживаем Украину и гордимся своими украинскими корнями.
Мы работаем с теми, кто разделяет наши ценности.
Мы работаем с теми, кто разделяет наши ценности.
Привет. С вами Ева Кац. Расскажу вам о системе, с которой я работаю в Бандито и на других своих проектах. И заодно покажу, как это можно использовать в работе над своим продвижением
и продвижением бизнеса.
Система простая и очень понятная. Уверена, вы захотите ей воспользоваться.
Она учит раскидывать задачи, работать с потоком тасков, ничего не забывать и не сходить с ума
от больших объемов.
Рассказываю на своем примере.
Сейчас у меня есть 4 основных проекта.
Агентство интернет-рекламы Digital Bands — я в нем управляющий партнер. Система и процессы там отлажены, люди работают. Но иногда необходимо мое включение.
Проект Digital Bandito — он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе
в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Bandito разделен на несколько направлений — продуктовое (создаем курсы), контентное (создаем контент), личный консалтинг — я веду некоторых людей и проекты лично.
Проект Мечталогия — это новое направление, которое родилось из моей новой книги. Мы уже успели обзавестись людьми, первым трафиком (как первым снегом) и своими аккаунтами. У проекта большое
и глобальное будущее. И сейчас он требует больше всего моего внимания.Он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Книга «30 правил настоящего мечтателя. Практическая мечталогия на каждый день». Книгу мы представили на самой крутой книжной выставке в России, сделали ей презентацию и сейчас готовим электронную версию к выходу. Книга уже написана. Она выходит под Издательством МИФ и у нас
на нее большие планы, поэтому работа по ней не останавливается.
У меня 4-х дневная рабочая неделя. 5-й день я занимаюсь образованием, находками для новых проектов, читаю и посвящаю его творческой энергии. Для 4х дней работы такой объем проектов кажется нереальным. И чтобы правильно распределять процессы и энергию, я придумала свой метод работы
с задачами.
и продвижением бизнеса.
Система простая и очень понятная. Уверена, вы захотите ей воспользоваться.
Она учит раскидывать задачи, работать с потоком тасков, ничего не забывать и не сходить с ума
от больших объемов.
Рассказываю на своем примере.
Сейчас у меня есть 4 основных проекта.
Агентство интернет-рекламы Digital Bands — я в нем управляющий партнер. Система и процессы там отлажены, люди работают. Но иногда необходимо мое включение.
Проект Digital Bandito — он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе
в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Bandito разделен на несколько направлений — продуктовое (создаем курсы), контентное (создаем контент), личный консалтинг — я веду некоторых людей и проекты лично.
Проект Мечталогия — это новое направление, которое родилось из моей новой книги. Мы уже успели обзавестись людьми, первым трафиком (как первым снегом) и своими аккаунтами. У проекта большое
и глобальное будущее. И сейчас он требует больше всего моего внимания.Он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.
Книга «30 правил настоящего мечтателя. Практическая мечталогия на каждый день». Книгу мы представили на самой крутой книжной выставке в России, сделали ей презентацию и сейчас готовим электронную версию к выходу. Книга уже написана. Она выходит под Издательством МИФ и у нас
на нее большие планы, поэтому работа по ней не останавливается.
У меня 4-х дневная рабочая неделя. 5-й день я занимаюсь образованием, находками для новых проектов, читаю и посвящаю его творческой энергии. Для 4х дней работы такой объем проектов кажется нереальным. И чтобы правильно распределять процессы и энергию, я придумала свой метод работы
с задачами.
Ева Кац
CEO рекламного агентства Digital Bands и школы для предпринимателей Digital Bandito
CEO рекламного агентства Digital Bands и школы для предпринимателей Digital Bandito
Чтобы вам было интересно применять его к себе, предлагаю заменить любые мои проекты своими.
Я рекомендую вынести свое личное продвижение в отдельный проект. Особенно если вы только начали
и еще не проходили наши курсы.
Ева Кац
CEO рекламного агентства Digital Bands и школы для предпринимателей Digital Bandito
CEO рекламного агентства Digital Bands и школы для предпринимателей Digital Bandito
1. Каждая новая неделя — новая небольшая жизнь
Она же — новый спринт по проектам.
Я знаю долгосрочные планы по своим проектам, но сокращаю расстояние своей работы до недели. Часть показателей я смотрю именно в недельных отчетах, чтобы понимать — правильно ли мы выбрали стратегию и все ли мы успеваем осуществить.
Недельные спринты удобны для того, чтобы быстро переобуться, если это потребуется. И они не дают заржаветь — ты всегда в тонусе, а каждая неделя — новая жизнь и большие возможности что-то сделать.
Я знаю долгосрочные планы по своим проектам, но сокращаю расстояние своей работы до недели. Часть показателей я смотрю именно в недельных отчетах, чтобы понимать — правильно ли мы выбрали стратегию и все ли мы успеваем осуществить.
Недельные спринты удобны для того, чтобы быстро переобуться, если это потребуется. И они не дают заржаветь — ты всегда в тонусе, а каждая неделя — новая жизнь и большие возможности что-то сделать.
2. Перед началом планирования все задачи выписываю на отдельный лист
Это нужно, чтобы не сойти с ума и снять панику.
Чтобы ориентироваться в задачах, надо все их видеть перед собой. Поэтому перед началом всех своих работ я рекомендую выписывать все задачи по проектам на лист бумаги. Широкими мазками.
Я для этого использую тетрадь формата А4, с точечками внутри (не линеечками и не клеточками). Такие тетради еще называют bullet journal. У меня их несколько. Я в них думаю — все схемы, мысли, идеи и каляки по проектам я храню в них. Эти тетради для меня, словно облако для хранения и генерации данных. Поэтому одну из них я всегда ношу с собой.
Чтобы ориентироваться в задачах, надо все их видеть перед собой. Поэтому перед началом всех своих работ я рекомендую выписывать все задачи по проектам на лист бумаги. Широкими мазками.
Я для этого использую тетрадь формата А4, с точечками внутри (не линеечками и не клеточками). Такие тетради еще называют bullet journal. У меня их несколько. Я в них думаю — все схемы, мысли, идеи и каляки по проектам я храню в них. Эти тетради для меня, словно облако для хранения и генерации данных. Поэтому одну из них я всегда ношу с собой.
Выписываем всем задачи на неделю перед собой. Постарайтесь уместить все на один-два листа, чтобы все было перед глазами. Я делаю это в разных колонках по проектам. Те задачи, которые можно делегировать — сразу помечайте, чтобы не забыть поставить по ним задачи людям. Приоритетные — отмечайте цветом.
Эта картина будет со мной всю неделю. Часть задач появится в процессе. Часть я зачеркну уже в первый же день.
Именно с этого важно начать свою рабочую неделю.
Именно с этого важно начать свою рабочую неделю.
3. Распределяем дни для каждого проекта
Раньше у меня был один устойчивый график. Например, все в агентстве знали, что деньгами я занимаюсь по вторникам. А контентом — по понедельникам.
Сейчас я изменила систему: дни назначаю каждый понедельник, потому что так мне удобнее расставлять приоритеты.
К примеру, я знаю что день работы с домашними заданиями по курсу — в четверг. Но мой график немного съехал из-за презентации книги и сейчас мои студенты в приоритете, и график я подстрою под них.
Я расписываю дни под проекты не просто так. Это важно, чтобы:
Сейчас я изменила систему: дни назначаю каждый понедельник, потому что так мне удобнее расставлять приоритеты.
К примеру, я знаю что день работы с домашними заданиями по курсу — в четверг. Но мой график немного съехал из-за презентации книги и сейчас мои студенты в приоритете, и график я подстрою под них.
Я расписываю дни под проекты не просто так. Это важно, чтобы:
- сориентировать всех людей, которые с вами работают, когда вы займетесь этими задачами. Например, сейчас я должна утвердить тему эфира в Издательстве и еще ряд задач. Я не паникую, не хватаюсь за решения. Не поддаюсь искушению «сделать дело 3 минут» — когда быстрые таски закрываешь быстрее остальных, а важные так и плетутся в хвосте не дождавшись очереди.
- я не распыляюсь на все задачи одновременно, переключаясь между разными проектами. Это важно, потому что погружение и фокус важнее всего.
- у меня нет паники, что все в полном хаосе, я четко понимаю что контролирую все процессы.
- мои задачи теперь распределены по проектам, а болтаются единой кашей пугающих тасков (об этом ниже).
Рекомендация для бандитов:
Если вы только начинаете свое продвижение, сделайте отдельный день под свой PR, работу с контентом и маркетингом. Выносите это в отдельный проект, чтобы в вашем графике всегда было место этой важной работе. Иначе вас поглотит рутина.
4. Создаем отдельную канбан-доску
по каждому проекту
по каждому проекту
Я работаю с таск-менеджером Asana. Для этой работы мы в агентстве Digital Bands написали бота, который может ставить таски даже из сообщения в телеграме. Это удобно. Бот, кстати, открыт к использованию для всех. Так что, пользуйтесь на здоровье.
Вернемся к канбан-доскам. Канбан-доска — это такое поле, в котором вы размещаете задачи в зависимости от их статуса. Википедия расскажет о канбан-досках больше. А я расскажу, как я использую их в проектах.
По каждому проекту у меня есть своя доска. Как правило, в ней всего 4 столбца:
Даты задач я ставлю в зависимости от дня, который я определила проекту. Так, завтра у меня будет день Мечталогии. Значит, я открою канбан-доску проекта и начну по ней работать.
Вот, как выглядит канбан-доска проекта. Приоритетные задачи я помечаю тегом.
Вернемся к канбан-доскам. Канбан-доска — это такое поле, в котором вы размещаете задачи в зависимости от их статуса. Википедия расскажет о канбан-досках больше. А я расскажу, как я использую их в проектах.
По каждому проекту у меня есть своя доска. Как правило, в ней всего 4 столбца:
- Идеи
- Сделать
- В работе
- Сделано
Даты задач я ставлю в зависимости от дня, который я определила проекту. Так, завтра у меня будет день Мечталогии. Значит, я открою канбан-доску проекта и начну по ней работать.
Вот, как выглядит канбан-доска проекта. Приоритетные задачи я помечаю тегом.
Все понятно, аккуратно. Я открываю ее в определенный день и работаю только с ней.
А вот, пример канбан-досок и того, как бы выглядел мой таск-лист без этой системы:
А вот, пример канбан-досок и того, как бы выглядел мой таск-лист без этой системы:
5. Не отходим от расписания
Система будет работать, если ее держать под контролем. В каждом дне и в каждом проекте случаются форс-мажоры. Но в целом ваша система должна быть железной.
Еще совет: используйте вспомогательные инструменты для работы с задачами
Например, я работаю с ментальными картами, чтобы видеть всю картину проекта целиком. Для меня это важно — понимать, куда я иду и как это будет работать.
Мне нравится работать с Miro — это виртуальная доска. В ней я храню стратегические пути развития проектов.
В гугл-календаре отмечаю события типа встреч, выступлений и вебинаров.
В заметках телефона — свои быстрые идеи постов. Потом я переношу их в задачи еверноута либо сразу в списки задач на неделю.
Так я ничего не теряю, у меня под контролем все процессы и я понимаю, что и когда будет происходить.
Применяйте эту простую технику для работы со своими проектами и своим продвижением в том числе.
Мне нравится работать с Miro — это виртуальная доска. В ней я храню стратегические пути развития проектов.
В гугл-календаре отмечаю события типа встреч, выступлений и вебинаров.
В заметках телефона — свои быстрые идеи постов. Потом я переношу их в задачи еверноута либо сразу в списки задач на неделю.
Так я ничего не теряю, у меня под контролем все процессы и я понимаю, что и когда будет происходить.
Применяйте эту простую технику для работы со своими проектами и своим продвижением в том числе.
Если статья была вам полезна, поддержите редакцию — расшарьте статью у себя в соцсетях. Заранее спасибо :)) Ева Кац.
Оставьте заявку, и мы свяжемся, чтобы обсудить ваш проект.
Вы можете описать нам задачу, а мы предложим решения, рекламу или учебные материалы. У нас есть отдельные консультации и программы обучения для сотрудников компаний.