Рассрочка — 90 дней без процентов
личное продвижение
Делегирование
Делегирование — ключ к вашему росту и масштабированию
Для кого
Блогеры и лидеры мнений
Творческие профессии
Малый бизнес
Знания и навыки
Распределение обязанностей
Делегирование
Привести трафик
Продвижение аккаунта компании или блогера
Время на чтение
15 минут
В идеальной картине будущего, всё, что не требует личного присутствия, должны делать не вы. Вы появляетесь на выступлениях, в эфирах, на встречах и в банке. Остальное — делает команда.

Павел Кац
CEO школы для предпринимателей Digital Bandito и рекламного агентства Digital Bands
Какие задачи можно делегировать?
1
Рутинные и технические задачи — проверять личные сообщения, отвечать на комментарии, загрузить пост в социальные сети
2
Задачи, которые вы не можете сделать сами — нарисовать картинку, создать бота, сверстать сайт
3
Задачи, которые вы можете делать сами — написать текст, организовать вебинар, подписать счет в банке
4
Управленческие — управлять командой, строить отделы, развивать направления, набирать людей
Рутинные и технические задачи
Давайте начнём с рутинных задач, так как это самые неприятные задачи, которые есть у всех. Из-за того, что они мелкие и рутинные, многим кажется, что делегировать их будет дольше, чем делать самим. Но это заблуждение. Если бы вы могли посчитать, сколько времени тратите на решение рутинных задач, вы бы изменили своё мнение.

Для начала вам нужно подумать и составить весь список рутинных задач, которые вы решаете ежедневно. Выпишите список в документ и приоритезируйте его. Решите, что вы делегируете в первую очередь, а что потом.

Давайте разберём на примере. Представим, что вы много и часто отвечаете на комментарии в фейсбуке и инстаграме. Если это не личный профиль, а связан с бизнесом — вопросы будут, скорей всего, типовые и про бизнес. А раз это про бизнес, значит, можно делегировать эту задачу и освободить себя постоянного мониторинга постов.

Для того чтобы передать эту работу кому-то, нужно написать правила. Они есть у вас в голове, поэтому просто вытащите их в документ и постарайтесь максимально структурировано их поискать. Помните, что эти правило нужны исполнителю и вам. Их будут читать и осознавать совершенно посторонние люди, с другим образом мышления. Поэтому пишите максимально понятно, без терминологии и с примерами. Правила подходят для делегирования любых задач, так что обращайтесь к ним при любом делегировании.
Что должно быть в правилах?
Суть задачи — это общая концепция задачи. Что вы ждёте и что исполнителю нужно будет делать. Опишите своими словами, но максимально подробно, без сленга и терминов. Напишите как вы это делаете сейчас и как хотите, чтобы исполнитель делал в будущем.

Правила и требования — это самый важный блок. В нём нужно описать чёткие критерии работы, правила, что можно, а что нет. Как это делать, временные рамки и сроки. Если есть примеры, а их нужно обязательно показать, можно тоже добавить в этот раздел.

Отчётность — как и когда исполнитель будет отчитываться о выполненной работе. Если задачи важные и вы хотите держать руку на пульсе, отчёты нужны часто. В идеале каждый день или каждые пару дней. Если оперативность не играет роли — достаточно раз в неделю. Об отчетности важно договориться с исполнителем до начала работ, так как на это тоже нужно будет время и это позволит исполнителю правильно его оценить. Золотое правило тут — отчётность исполнитель должен делать сам, в оговорённое время, без напоминаний и вопросов. Можно сделать гугл-документ с единой ссылкой, куда исполнитель будет сам добавлять информацию о сделанной работе.

Что делать нельзя — или блок с типовыми ошибками. Эта информация — ваша попытка подстелить соломку. Если вы знаете, в каком месте исполнитель может споткнуться или у вас есть определённые табу, опишите их тут. Это может быть всё что угодно, начиная от очевидных вещей типа орфографии и заканчивая стоп-словами и выражениями. Если такой информации не будет — вам придётся тратить время на отлов таких ситуаций во время работы, а затем тратить время на объяснение, почему так быть не должно. Не пожалейте время и опишите всё заранее.

Когда готово — или, другими словами, давай обрисуем готово. Опишите тут, как вы видите сделанную работу. Максимально подробно, чтобы исполнитель мог однозначно понять, сделал он работу или нет.

Дополнительно в этот документ можно прописать финансовые условия с исполнителем, реквизиты его счета, способы оплаты, несколько каналов связи, другие важные даты — например, дату оплаты, время работы, время на связи, периодичность отчётов.

Золотое правило
Со всеми исполнителями заключать договор хоть в каком виде. В случае если у вас будут претензии или вы вступите в конфликт, любое согласие исполнителя на ваши условия будет трактоваться в вашу пользу. Подписывайте электронные договора, когда нанимаете любого исполнителя. Или прописывайте условия в правилах, а исполнителя попросите написать вам, что он согласен с этими условиями.
Неважно, удалённый сотрудник или нет, фиксируйте все договорённости чётко и однозначно. Если исполнитель подтверждает согласие удалённо, через чат или почту, сделайте скриншот согласия и сохраните где-то в облаке. Или используйте метод Т—Ж и сервис Солар Стаф, который автоматизирует работу с фрилансерами и удалёнными исполнителями.
Помните, что иногда исполнитель подводит вас не действием, а бездействием. Например, он может «заболеть» в самый важный момент, а правила помогут вам безболезненно расстаться с таким исполнителем и найти нового.

Если задача важная и касается ваших бизнес-процессов, наймите юриста, который поможет составить договор и сделает типовые шаблоны.

Задачи, которые вы не можете сделать сами
Следующий тип задач, которые вы можете делегировать — задачи, которые вы не можете сделать сами. Это могут быть как разовые задачи — нарисовать дизайн сайта, так и регулярные — писать и публиковать посты в социальных сетях.

Подходить к делегированию этих задач нужно, точно так же как и к делегированию рутинных. Но отбору и выбору исполнителей нужно уделить больше внимания. О выборе поговорим ниже, в пока расскажу, что должно быть обязательно в делегировании таких задач.

Прежде чем начинать сотрудничество с исполнителем, вы должны понимать план действий или дорожную карту. Вы можете составить её вместе, или её может составить исполнитель. Дорожная карта — это список последовательных действий, этапов, шагов которые приведут к выполнению задачи. Дорожная карта обязательно должна быть с чёткими датами и результатами.

К примеру, дорожная карта для дизайна сайта будет выглядеть как список этапов с дедлайнами:
  • Первый эскиз сайта — 3-4 рабочих дней
  • Второй эскиз сайта — 6-8 рабочих дней
  • Вёрстка сайта — 14-18 рабочих дней
  • Программирование и перенос — 22-25 рабочих дней

А дорожная карта по публикации постов, как редакционный план с датой выхода постов:
  • 01.05.2020 – Пост о вакансии — ЦА соискатели
  • 03.05.2020 – Пост с новостями — ЦА подписчики
  • 05.05.2020 – Пост про бумагу — ЦА новые подписчики
  • 09.06.2020 – Поздравление с Днём Победы — ЦА все

Разумеется, это очень условные карты, и для каждой задачи вы должны будете разрабатывать свои. Но важно помнить, что карта поможет вам отслеживать ход выполнения задачи и вовремя вмешаться, если что-то пойдёт не так. Чтобы не было сюрпризов в конце срока, когда исполнитель не успел сделать, а вы не отследили и не вмешались.

Если исполнитель будет сопротивляться контролю или составлению карты — это сигнал о том, что скорей всего он вас подведёт и заранее знает об этом.
Задачи, которые вы можете делать сами
Иногда вы что-то делаете сами и считаете, что делаете это хорошо и правильно. Пишете клёвые тексты для социальных сетей, скрупулёзно ведёте финансовый учёт, продаёте новым клиентам услуги и т.д. Когда-то вам придётся делегировать и эти задачи, и чем раньше — тем лучше. Такие задачи отдавать кому-то сложнее всего, потому что вам всегда будет казаться, что вы с этим справляетесь лучше всего. И это будет правда. Но сможете ли вы вырасти, если будете всегда сами писать классные тексты или общаться с клиентами? Скорей всего — нет.

Очень важно решить для себя, что такие задачи так как вы — никто делать не сможет. Будет иначе. Ваша задача не найти себе копию, подобрать исполнителя, который будет решать эти задачи лучше, быстрее, и эффективнее. Именно решать, а не делать.

Разница тут огромная, решить — это про конечный результат, а делать — про процесс. Если вы зациклились на процессе — это не приведёт к результату. Например, вы можете попытаться найти исполнителя, который пишет тексты максимально похожими на вас. Решит ли он задачи? Не факт. Но вы будете требовать от него соблюдения стиля, правил и чтобы тексты были похожи на ваши. А можете найти исполнителя, который будет с помощью этих текстов решать задачу — привлечение новой аудитории. И он может это делать совсем не так, как вы, в другом стиле, с другой манерой подачи и т.д. Но для бизнеса важен результат, а не процесс.

Примите для себя тот факт, что вы не смотрите на процесс, а оцениваете результат. Это не означает, что нужно закрывать глаза на неприемлемые вещи типа ошибок и срывов сроков, но нужно дать время исполнителю реализовать свои идеи и получить результат.

По нашему опыту, самое ужасное, что мешает эффективно и с пользой делегировать — вкусовщина. Когда человек, который ставит задачи, навязывает своё мнение, диктует как и что делать, сам правит результат и пытается подогнать его под свои стандарты. Очень редко, когда эти стандарты действительно хорошие. В 99% это просто сформированный вкус, который может быть плохим.

У вас на всё может быть своё мнение, но вы нанимаете людей, в первую очередь для того, чтобы они делали за вас сами, а не под диктовку. Сравнивайте эти отношения, с отношениями с врачом. Вы не рассказываете как врачу действовать, но контролируете его действия. Так и тут.

Золотое правило делегирования таких задач
Вы должны заранее выбрать исполнителя и познакомиться с его стилем работы. Изучите его кейсы, отзывы, посмотрите другие примеры его работы (о том, как это лучше делать мы поговорим ниже). Если сомневаетесь — не начинайте работать. Потратите больше сил на объяснение и на расставание. Попросите исполнителя сделать что-то для вас, чтобы убедиться, что он вам подходит, если не понимаете этого заранее.
Управленческие
Делегирование управленческих задач — главный двигатель масштабирования вашего бизнеса. Когда вы находите человека, который способен наравне с вами решать управленческие задачи — это даёт вам возможность расти быстро и существенно. Кратно увеличивая показатели бизнеса и выручки. Нанимая директора, управляющего, руководителя — делегируйте ему все возможности управления той зоной, за которую он отвечает и где он должен показывать результат. Он обязан иметь возможность нанимать и увольнять людей, принимать собственные решения, распоряжаться деньгами (в рамках своих задач), быть ответственным за общий результат. И за успех, и за неудачу.

Очень важно, чтобы такой человек был мотивирован на бизнес-показатели компании как в деньгах, так и в возможностях. Оплата его труда должна быть завязана на общем успехе и прибыли, пускай не 100%, но хотя бы частично. Для таких задач нужны люди сильнее и умнее вас.
Я не буду рассказывать много про строительство топ-менеджмента компании, об этом написано очень много книг и материалов. Но обязательно убедитесь, что человек разделяет с вами ценности и миссию компании. Имеет свой взгляд, умеет аргументировано донести позицию, честен и ответственен.

Как определить, когда следует делегировать управленческие задачи?
Когда у вас возникает потребность в отделах или появляются области, которыми следует управлять, а вы не успеваете. Или вам не хватает знаний, времени, желания. Классический пример — отделы маркетинга или продаж. Вы можете начать сами строить эти отделы или формировать команды, и когда у вас будет по одному человеку — вам будет легко управлять. Но если вы хотите, чтобы людей в этих отделах было много — начните искать себе управленца, который и займётся строительством — пропишет регламенты, найдёт людей, выстроит работу, определит цели и будет отвечать за результат.

Стоит сказать, что искать таких людей нужно очень тщательно, закрепляя все договорённости юридически. Устный или иные договорённости категорически тут не подходят.
Что делегировать
Это только небольшой список тех функций и задач, которые можно делегировать. Дополните его самостоятельно.
1
Написание текстов, постов, комментариев
2
Мониторинг лички, общение
3
Постинг в социальные сети
4
Создание креативов, графики
5
Монтаж аудио и видео
6
Переговоры с партнёрами, рекламодателями
7
Организация выступлений
8
Реклама, набор подписчиков
9
Создание сайтов, лендингов
10
Поиск и найм персонала
11
Создание сайтов, лендингов
12
Настройка сервисов, СРМ
13
Расшифровка текста
14
Сбор и анализ информации
Начиная делегировать, стройте команду. Ищите единомышленников и тех, кто мыслит с вами в одну сторону. Тех, кто будет грести с вами в одной лодке и работать в команде. Подбирать людей — искусство, но в этом и кроется секрет успешных компаний.
Этот материал – часть курса личный бренд
Курс для тех, кто хочет продвинуть свой личный бренд, расширить границы возможностей и приумножить источники дохода. Даже если вы никогда этого не делали.
Оставьте заявку, и мы свяжемся, чтобы обсудить ваш проект.
Вы можете описать нам задачу, а мы предложим решения, рекламу или учебные материалы. У нас есть отдельные консультации и программы обучения для сотрудников компаний.